ניהול עסק- איך עושים את זה נכון?

כאשר אתם רוצים לפתוח עסק חשוב לדעת שקיימים מספר כללי מפתח על מנת להצליח להקימו ולהגשים את חלומכם. אחד הדברים הראשונים שחייבים לשים לב אליהם הינה התנהגות פיננסית, לאחר מכן, חשוב להבין מה יהיו המהלכים שלכם מבחינת שיווק ומכירות, ולבסוף ניהול זמן ומוטיבציה. במאמר הבא נסקור את הדברים החשובים ביותר בניהול עסק ואת הדברים שכל עסק בתחילת דרכו חייב לקחת בחשבון. 

ניהול עסק: המיומנויות החשובות שבעל עסק חייב לפתח

  1. ניהול פיננסי
  2. הבנת מהלכי שיווק ומכירות.
  3. מיומנויות אישיות של בעל העסק כגון ניהול זמן ומוטיביציה.
     

עסקים רבים מדשדשים ולא מצליחים לשגשג, בגלל חוסר ידע ותרגול באחד או יותר מהתחומים האלו. בשביל להיות בעל עסק מצליח, מתברר שצריך יותר מהבנה וידע בתחום העיסוק שלכם. מעבר לעסק עצמו, נדרש ידע מקיף הכולל ידע במכירות ובשיווק (תחום שרבים מתקשים בו בין היתר בגלל חסמים פסיכולוגיים, עליהם נרחיב בהמשך), ניהול פיננסי עירני ומדוקדק, יעילות ניהול זמן גבוהה ומוטיביציה לאורך זמן. ניהול עסק הוא מרתון, ולפני שאתם יוצאים למסלול, עליכם לאמן את השרירים להם תזדקקו בדרך.




ניהול עסק דורש ניהול פיננסי נכון

הבסיס לכל ניהול עסק הוא ניהול פיננסי נכון שהרי למעשה, זו מטרת העסק. כמובן שההנאה מהעשייה העצמאית חשובה לא פחות, אבל המטרה הבסיסית של כל עסק היא לקיים את בעליו בכבוד.

בשביל זה אתם חייבים לוודא קודם כל, שההוצאות העתידיות בשום פנים לא עולות על ההכנסות העתידיות. עליכם לשבת ולעשות את החישוב. נכון, זה קשה לדעת, אבל חשוב לנסות ולהעריך את ההוצאות וההכנסות ע"י התייעצות עם אנשים שמנהלים עסקים דומים.

הגיוני בהחלט שבהתחלה, עד שהעסק יתרחב ושמו ילך למרחקים, שיהיה שלב שמאזן ההוצאות – הכנסות יהיה שלילי. עליכם לקחת זאת בחשבון, ולשמור שקל לבן ליום שחור, ולכן גם חשוב מאד שתדעו איפה אתם עומדים מבחינה כלכלית. זה קריטי על מנת לנהל סיכונים בצורה מפוקחת ולדעת כמה מרווח טעות יש לכם. בשביל לעשות את זה בצורה מדויקת, חשוב להיעזר בתקציב

תקציב:

ראשית עליכם לכתוב את כל ההוצאות העתידיות, וכמה אתם משערים שתוציאו בכל קטגוריה. בניהול התקציב יהיה יעיל מאד להיעזר בבעל עסק דומה לשלכם, שהוא גם בעל נסיון בניהול תקציב בנוסף להיותו בעל עסק. כמובן שאופציה נוספת היא להיעזר בבעל מקצוע.



ניהול דוח רווח והפסד חודשי:

מטרת הדוח להציג בצורה בהירה את הכנסות, הוצאות וכמובן שורת הרווח של העסק בכל חודש. יש מגוון אפליקציות או טבלאות אקסל, תבחרו את הדרך הכי נוחה לכם, העיקר שתעשו את זה. את הדוח יש לבחון כל חודש מול התקציב ולראות האם יש סטייה וכמה היא משמעותית.


למה זה כל כך חשוב ?

סטייה קטנה בתקציב עלולה להיות לא מורגשת בשלביה הראשונים, אך היא עשויה לגרום למצב של הפסדים גדולים בטווח הארוך שלא הבחנתם בהם בזמן, ואז הנזק עלול להיות גדול.


דו"ח רווחיות

דוח שבוחן את העלות בפועל של השירות שלכם. מול המחיר שנקבתם ללקוח. הוא מאפשר לראות האם יש הלימה בין העלות המתוכננת שגולמה במחיר, מול העלות בפועל, ובמקרה הצורך להעלות או להוריד את המחיר. נזקים של תמחור יתר עלולים לגרום לנטישה של לקוחות לטובת מתחרים ותדמית לא אמינה.

תמחור חסר עלול לגרום לכם לבזבז זמן יקר על לקוח שלא מכניס לכם מספיק, ובסופו של דבר להפסיד כסף. 

דוח תזרים מזומנים

דוח המנסה לחזות את מצב העובר-ושב העתידי של העסק, באמצעותו תוכלו להיות בבקרה על עודפים או חוסרים בתקציב. כשתקציב עודף ''שוכב'' בעו"ש מדובר בבזבוז של משאבים שיכלו ללכת לגיוס עובדים או הגדלת תקציב השיווק, ולחליפין, חוסר בתקציב מאותת לכם "להדק את החגורה" ולקצץ היכן שניתן, או אפילו להתכונן להגדלת מסגרת האשראי.



בדיקה יומית של חשבון הבנק

מעקב יומי אחר צ'קים שנפרעו (תקבולים שהתקבלו לעומת כאלה שלא), עוזר לחסוך טעויות מיותרות ומגדיל את הוודאות שהתשלום יעשה בזמן ובכמות המדויקים, ולא לסמוך על כך שהכל בסדר, אלא ממש לוודא את זה במו עיניכם. ניהול עסק חכם פירושו לדעת מה באמת קורה ,וידע זה כוח. אנחנו מסייגים את העצה הזו במעט, לא נדרש להכנס לחשבון יותר מפעם ביום, ואם אתם רואים שפעם ביום זו תדירות שמלחיצה אתכם, אתם יכולים להגדיל את המרווח, העיקר שתהיו מודעים. המיומנות הבאה שתוודא שאתם מנהלים את העסק שלכם בצורה יעילה ומיטבית, ועוזרים לו לצאת מן הכוח אל הפועל- היא מיומנות שבעלי עסקים רבים מתקשים איתה. לא בשביל זה הם פתחו עסק, המיומנות הזו לא בהכרח נמצאת בסל הכישורים שלהם, לפעמים היא אף ממש הפוכה ממנה. הם עלולים אפילו קצת לזלזל בה ולהמעיט בערכה. אנחנו מדברים כמובן, על שיווק ומכירות. 

ניהול עסק: שיווק ומכירות

המולטי מיליארדר ואיש העסקים המצליח ג'יי אברהם אומר בפשטות, כי יש 3 דרכים להגדיל את המכירות:


  1. למכור ללקוחות חדשים
  2. למכור יותר מוצרים ללקוחות קיימים
    למכור יותר פעמים ללקוחות קיימים

ג'יי אברהם משקיע את זמנו היקר (מאוד!) בכדי לבאר באלגנטיות ובפשטות את הדרכים להגדיל את המכירות שלכם, כי למעשה הגדלת המכירות היא המיומנות החשובה ביותר לתנופת הצמיחה העסקית שלכם למעשה, שיווק עוסק בדרך הראשונה להגדלת המכירות , והיא למכור ללקוחות חדשים. כדי שאנשים שלא מכירים אתכם ואת המוצר שלכם ירכשו אותו, הם צריכים לשמוע עליו, ולהתרשם ממנו. מלאכת התרגום של ערך המוצר שלכם לקהל היעד שלכם, נקראת שיווק. ציינו בפסקה לעיל שנחזור לעניין המחסום הפסיכולוגי בשיווק, וזהו בדיוק הזמן לדבר על זה.

להמון אנשים קשה לשווק את עצמם. למה?

בספר "כנות" של רועי אשר כנף, שעוסק בשיווק כן, הוא מסביר שמחסום בשיווק יכול לנבוע מסיבות מגוונות, להן שורש אחד והוא , בפשטות: חוסר ביטחון עצמי. למי מאיתנו את הקול של הילד הפנימי שמפחד שהוא לא מספיק טוב? "אם אני לא מספיק טוב, והמוצר שלי לא מספיק טוב, איך אספר עליו לאנשים מבלי להרגיש שאני משקר?" 

ומה אם לא יקנו?

ויש כמובן את חרדת הפגיעות- שאף אחד לא יבוא, יקנה, יאהב. הפחדים האלו חוסמים אותנו מלפרסם את המוצר שלנו, ובעצם מלאכת השיווק מתחילה בעבודה פנימית של הקשבה לקולות האלו, הכרה בהם, ועבודה על אמון בערך שלי ובערך שיש לי להעניק. מעבר לעבודה הפנימית יש כמובן ידע ותחומים שצריך לחלוש עליהם, בשביל לשווק בצורה יעילה. ישנם מספר ערוצים שעליכם להתמצא בהם :

 

שיווק בעזרת טכנולוגיה ומדיות חברתיות

אנחנו חיים בעולם דיגיטלי. אין ספק בזה- האינטרנט, ובפרט המדיות החברתיות , כאן כדי להשאר, וגם אם את או אתה לא בדיוק שוחים במים האלה, חיוני שיהיו לכם דפים פעילים ברשתות, גם במחיר של אאוטסורסינג (מיקור חוץ), כלומר תשלום לבעל מקצוע חיצוני שיעשה את זה. אם אתם רוצים שאנשים ישמעו על העסק שלכם, אי אפשר להתעלם מעולם הרשתות, שלוקח חלק מאד משמעותי בתודעה שלנו היום. 

ערוץ נוסף של שיווק הוא שיתוף פעולה על בסיס עמלות דרך מתווכים שיוצרים אטומיזציה לפרסום שלכם. חכה אחת לא עושה מה שחמש חכות, או רשת יכולות לעשות.

זה אפיק משמעותי בעל עוצמה מינופית ייחודית. קיימות אופציות רבות לממש אותה כמו שיווק שותפים, חנות אונליין התומכת בחנות פיזית, קניית לידים ואפילו פנייה יזומה לעסקים נוספים למטרת שיתוף פעולה. זה אמנם קשה ודורש תעוזה, אבל זכרו שבעל עסק מוכרח לפתח את המיומנויות של תעוזה, הכרה בערך עצמי, שיווק עצמי ונטוורקינג. המספרים לא מרחמים על ביישנים ולא מעריכים צניעות. אין הביישן מרוויח! 

מפה לאוזן

כמובן שבאופן טבעי, יש תנועה של היכרות מפה לאוזן, אך זה מעין פלא, שלפעמים קורה, ולפעמים לא, ובטח לא בשלב הראשוני של העסק. אינכם יכולים להסתמך על הפלא וחשוב להכיר את ערוצי השיווק השונים ולפעול בהם. השקיעו זמן ייעודי בלוז לטובת הנושא, בטווח של בין רבע לשליש מהשבוע. כן כן, זה עד כדי כך משמעותי לגדילה של העסק! 

מיתוג עצמי

בכדי למתג את עצמכם כמומחים בתחום שלכם, וליצור אמון של קהל היעד שלכם בכם, עליכם להעניק לו ערך. ערך יכול לבוא בדמות בלוג, מאמרים, השתתפות בפורומים ומתן ייעוץ חינמי. אולי זה נראה לכם עכשיו פחות חשוב ממכירה ללקוחות קיימים, אבל אם תתמידו במתן ערך, תהיו יותר מוכרים והמיתוג שלכם כמובילי דעה בעתיד יגדל באפקט הריבית דריבית על הערך שאתם מעניקים. המיומנות האחרונה בתחום השיווק, שאסור לכם לפספס, היא נטוורקינג. להתחכך באנשים מהתחום וליצור קשרים שיצרו הפריה ולמידה בתחום העיסוק שלכם. נטוורקינג מאד משמעותי לעסקים, אל לכם להפחית בערכו! 

ניהול זמן ומוטיבציה

נאמר רבות, שזמן הוא המשאב הכי יקר שלנו. לא לנצל אותו כראוי שווה לזריקת כסף על הרצפה. כשהייתם שכירים, היה לכם בוס שישב לכם על הראש, ואמר לכם מה לעשות מתי. הברכה של היציאה לעצמאות עלולה להיות גם הקללה שלה - אתם הבוס של עצמכם עכשיו. ואולי גם של עוד אנשים. אז איזה מן בוסים אתם?

 

הבוס המעורב

זה הבוס שכדאי לכם להיות. אין תחליף לנוכחות פיזית בעסק כדי לוודא שהוא מתנהל בצורה היעילה ביותר, מבלי להפקיר את התחומים הנוספים עליהם אתם אמונים - שיווק, ניהול פיננסים, ועבודה עם ספקים במקרה הצורך. 

ניהול רשימות

זו העצה היעילה ביותר לניהול זמן. לרשום *כל* מה שצריך להיעשות, עד לפרטים הכי קטנים. ישנן מספר אפליקציות ניהוליות של תזכורות שכדאי לבדוק. יש לכם הרבה על הראש, על מנת להוריד עומס ולהעלות יעילות, תורידו מה שאתם יכולים אל הדף או אל הנייד. 

מוטיבציה

כיבוש יעדים הוא דבר מספק ביותר, וחשוב ליהנות מההישג כשמגיעים אליו. "סימון וי" ברשימה מפריש דופמין - הידוע כ"הורמון התגמול" ואחראי על ההתלהבות והאנרגטיות שלנו. חשוב להמשיך לאתגר את עצמנו ולא לנוח על זרי הדפנה. אחרי הגעה ליעד - לסמן יעד גדול ורחוק יותר, וכך לוודא אספקת דופמין שוטפת לדם שלכם, אנרגטיות ויעילות בניהול העסק שלכם. ניהול עסק דורש מיומנויות רבות מעבר להבנה בתחום ההתמחות שלכם בלבד. כדי להיות מנהלים טובים של עסק מצליח עליכם לעמול ברכישת המיומנויות האלה- תכננון פיננסי, מכירות ושיווק, ניהול זמן ושמירה על מוטיבציה גבוהה. כל עוד תעשו את זה, ולא תקפאו על השמרים, אנחנו מאמינים שהעסק שלכם ישגשג. ושיהיה בהצלחה!